2008/03/13

Backup Gmail

在其中一次課堂上,有位老師問到可否Backup Gmail的郵件,我當時因為從來未有想過這個問題,所以說沒有...

說真的,只有聽過有人話用Gmail來Backup outlook或其他webmail的郵件,但就未有聽過有人會Backup Gmail的郵件,因為Gmail可以support POP和IMAP,更可以做埋一次Mirgate exciting Mail,而在mobile device方面,用Gmail更是有獨立的mobile interface....

但回來想想,沒理由是沒有的,所以輕輕一search,便找到這個叫G-Archiver,就可以做到將整個Gmail內的mail都backup,但請注意,這並非freeware。


G-Archiver
http://www.garchiver.com/


Backup gmail是有了,但如果你再問要有Apps內所有user的log file,甚至重要可以investigate到每個user send或received過甚麼mail,加了甚麼attachements....Oh! My God!我投抗!

Googe Apps - Comprehensive Overview

一個更完整的online moive overview for Google Apps
https://services.google.com/apps/site/overview/index.html

不過可能製作的時代太久遠,有好些內容都已經有更新的進展,例如Mail Box的size已由片中所講的2Gb到了今日的6.4GB,Google Docs and Spreadsheets已改名為Goolge Docs並加了Google Presentations, 而Google Calendar亦沒有介紹較新的功能,如SMS reminder及outlook Sync…等等。而且新加入到Google Apps的Google Sites更是未有提及...

不過短短十分鐘左右的moive已經很清楚的講了最重要的concept及內容,有興趣申請的朋友非常值得一看再看!

Google Apps - Setup steps

Quick steps to get you started with Google Apps
http://www.google.com/a/help/intl/en/admins/resources/setup/



To see the video in full screen

2008/03/12

More about Google Apps

This step-by-step guide outlines how to sign up and start using Google Apps:

http://www.google.com/a/help/intl/en/admins/resources/setup/

Official Google Apps Discussion Group may help teachers to tackle with the technical problems about Google Apps:

http://groups.google.com/group/apps-discuss

Google Apps online seminar organized by Google

大家如果對Google Apps有興趣,不妨到以下網站登記:
http://www.google.com/a/help/intl/en/admins/seminars.html

以下是Google Apps - Education edition Webinar的outline:
Google Apps Education Edition
Learn about all of the features and benefits of Google Apps Education Edition and have your questions answered by a product specialist. In this online seminar, you will:

* Hear why other organizations have made the switch
* Learn how other organizations are using these services
* Get an overview of configuring and deploying Google Apps Education Edition
* Get technical questions answered by product experts

2008/03/11

Google Calendar Sync 讓Google日曆與Outlook行事曆同步更新

如果你平常用慣了Gmail跟Google的網路日曆功能,可在辦公室還是需要使用Outlook來收發郵件、安排行程的話,有沒有什麼方法可以讓Google日曆與Outlook行事曆可以很方便的同步化更新呢?

之前有滿多套軟體也可以做到這功能,有些不是設定複雜不然就是要另外花錢,現在換Google自己推出Google日曆的同步軟體囉!安裝好之後只 要設定一次,以後就可以輕鬆讓兩邊的行事曆的內容通通都保持一致唷!(另外也可以透過Outlook的幫忙,讓你的Google日曆與手機或PDA行事曆 同步更新)

以下簡單介紹Google Calendar Sync這個同步化軟體,安裝好再設定一下帳號密碼就可以馬上使用。目前Google Calendar Sync只能同步一個行事曆,如果你的Google日曆或Outlook裡面有設多個行事曆的話,目前僅能處理主要行事曆的同步。(這對一般使用者應該都夠用了)

Google Calendar-01


軟體名稱:Google Calendar Sync
軟體版本:0.9.2.8
軟體語言:英文版
軟體性質:免費軟體
檔案大小:663KB
系統支援:Windows 98/2000/XP/2003/Vista
官方網站:http://www.google.com/
軟體下載:按這裡

注意!開始安裝之前,記得先關閉Outlook軟體。


安裝方法:

第1步 將Google Calendar Sync安裝檔下載回來直接按兩下滑鼠執行安裝程序,出現安裝畫面後,按一下〔I Agree〕按鈕開始安裝。

Google Calendar-03

第2步 此時會問你要安裝哪些項目,直接按一下〔Next〕繼續下一步。

Google Calendar-04

第3步 此時會問你要將軟體安裝到哪個資料夾,直接按一下〔Next〕繼續下一步。

Google Calendar-05

第4步 將軟體安裝好之後,請在「Email」、「Password」欄位中輸入你的Google帳號密碼。接著請點選「2-way」,表是要讓Google日曆跟Outlook行事曆雙向同步更新。

Sync every minutes」欄位中可以輸入自動更新的頻率,如果你很常編輯行事曆的話,可以把時間間隔設短一點。設定完成後再按一下〔Save〕按鈕即可。

Google Calendar-06

第5步 以後如果你修改完行事曆想要手動更新的話,可以在桌面右下角的Google Calendar Sync圖示按一下滑鼠右鍵,再點選【Sync】即可立即更新。如要修改自動更新頻率或帳號資訊,也可點選【Optins】重新設定。

Google Calendar-07

第6步 如圖,原本空白的Outlook行事曆,已經順利加入之前在Google日曆中裡寫入的事項囉。

Google Calendar-08

引用自【重灌狂人】

使用Google應用服務於中/小學教育 (簡介)

使用Google應用服務於小學教育

使用Google應用服務於中學教育


參加對象 :
中學電腦科科主任、資訊科技或課程發展統籌主任

活動目標 :
本課程旨在介紹Google應用服務於教育活動。Google應用服務是一項免費的網上服務,能迎合一般學校的需要。通過示範和實習,參加者將了解如何申請及設立一個以學校為本的Google應用服務帳戶,並認識如何善用這個學校帳戶所提供的服務以輔助學與教。

活動詳情 :
參加者須於上課前成功登記一個「Google Gmail帳戶」,以供課堂實習使用。

1. 介紹 Google學校帳戶內提供的免費應用服務;
2. 示範如何申請使用Google應用服務的學校帳戶和如何設定控制面板
3. 試用學校4.55GB郵件帳戶發送、接收、組織和搜索郵件;
4. 試用學校行事曆功能以安排及分享活動和會議資訊;
5. 試用學校文件功能以建立和以實時協作方式處理文件、試算表及簡報檔案;
6. 答問環節。


講授語言 :
粵語輔以英語

2008/03/10

More about Google Calendar

Training material prepared by Google Services

Google Calendar簡介



按此以全螢幕展示

如何利用Google Docs製作網上問卷

只須五分鐘,便可以利用Google Docs完成網上問卷製作,非常方便!
小妹很想跟各位教育界同工推介,方法如下:
1) 首先登入Google Docs主頁,再在Google Docs頁面左上角按[新增];

2) 再即時從選單中按[試算表];
3) 進入試算表後,無須輸入任何資料;只須按右上角[分享];
此時,在popup windows的位置內,可輸入有關問卷調查的標題;
4) 在[共用此文件]頁,按[填妥表格],
5) 再按[開始編輯您的表格];
6) 此時,你可以建立問卷:
a) 可加入或更改問卷標題;
b) 輸入問題;
c) 選擇問題類型;
d) 別忘記儲存問題。
e) 有需要更可以新增問題。
問題類型介紹:
1) 文字 - 輸入單行文字。
2) 段落文字 - 輸入多行文字。
3)複選 - 多項選擇題(Multiple Choice)。
4)核取方塊 - 與複選 相似,即多項選擇題(Multiple Choice)。
5) 從清單中選擇 - 即選擇以清單(pull-down menu)形式展示。
**問卷例子:7) 當滑鼠移至問題旁邊,會出現以下情況,此時仍可修改問題次序和問題內容,如下:
8) 完成所有問卷設定,請按[下一步,選擇收件者];
9) 在收件者方框內可輸入收件者電郵地址,再按[邀請其他人];
**注意:
a) 收件者不一定需要擁有Gmail才可回答此問卷!
b) 留意下圖有關偏好設定的選項。

c) 暫時在製作問卷後,須在右邊按[關閉表格],再按[開啟表格],收件者才可以順利回答問卷。
10)當收件者回答問卷後,將看到以下畫面。
11) 當收件人回覆問卷後,我們只須選擇有關問卷,再按[編輯],便可即時檢視有關問卷結果。
大家不妨試試,真的很很很方便啊!

Google Apps - 更改其他services的subdomain

在早前的文章Google Apps - Domain中介紹過,Google Apps內每個services都有一個Domain是可以自己更改的。

更改的方法很容易,只要click該services的標題就可以了:


以Google Docs為例,進去後可以見到default的Docs Domain,如要改為自己喜歡的subdomain,除了要在這裏選擇外,還需要在DNS內做相關的設定,道理和早前Verify Domain Ownership差不多。

我想,如果學校是有意大量採用Google Apps內的online services,這是個很貼心的自選設定,不過如果只是試驗性質,則可考慮清楚,因為此終每開一個sub domain,就要付出多一個ip位置。

Google Apps - Active Email

設定好domain Owership後,Email仍然是未Active的,所以要再去做MX record的設定,在Email內click "view instruction again"



內有如果修改MX records的步驟,更有一些美國本土hosting company的專用教學,不果香港的話就沒有了。
其實只是在MX records內加入一連串Gmail mail adress的設定來收電郵,完成後click"I have completed these steps"。
回主頁面已經可以立刻看到有關的Email services已經Active了!

Active Email services後,寄出和收郵件都可以暢順地進行了!
不過如果機構之前給予Google Apps的domain是個subdomain的話,在設定MX records時也要對應subdomain來加的,這點要記住呀!


在iGoogle內加入Google Calendar小工具

在iGoogle內加入Google Calendar小工具,可方便大家工作。
方法如下:
1) 在iGoogle中,選取位於右邊的[新增小工具]字樣;

2) 進入在iGoogle小工具頁右邊搜尋小工具的方框中輸入"Google Calendar",再按[搜尋]鍵。3) 按需要選取有關iGoogle的小工具。例子如下:

More YouTube Tutorial on Google Calendar

1. Google Privacy Tips on Google Calendar


2. Convert DBA Calendar files to CSV for Google Calendar


3. How to Use Google Calender : How to Import Calendars into Google Calendar


2008/03/09

利用Google Calendar寄簡訊通知你的行程事項(SMS)

Google日曆(calendar)是一個很實用的行程規畫的服務,除了可以內嵌於部落格之中,現在也可以利用它來發送簡訊(SMS),隨時隨地提醒你什麼時候該做什麼事?

如果你現在沒有Google帳號,快去申請一個吧!

申請完成後,請到Google日曆(calendar)頁面來做設定。

※開通Google日曆(calendar)簡訊通知

1.進入Google日曆頁面。

2.點選右上角的設定→再來點選頁面中間的行動設定

google 日曆

3.如圖所示,國家選擇【香港】,行動電話系統業者【不用選擇】,

電話部分,請按照以下格式輸入:

例如
您的電話是: 91234567
那輸入的就是: +85291234567







4.設定完成後,點擊在『行動電話系統業者』旁邊的按鈕【傳送驗證碼】。

google 日曆-4

5.點擊後,你的流動電話將會收到由Google Calendar寄出的SMS,請根據SMS短訊的資料,輸入傳送驗證碼,最後點擊旁邊的【完成設定】。













6.此時,螢幕中就會出現『電話號碼成功確認』。

google 日曆-3

※設定日曆可以發送簡訊通知功能

1.點選Google日曆右上角的【設定】再來會出現以下畫面,點選【日曆】,選擇你要設定SMS通知的日曆。

google 日曆-5

2.再來點選【通知】→【新增提醒】。

google 日曆-6

3.再來,如圖所示,左邊第一個下拉式選單選擇『SMS』,第二個就是提前多久的發送時間,請自行設定。

google 日曆-7

4.完成設定後,點選畫面左下角的【儲存】。

google 日曆-8

5.這樣就完成設定了。這部分設定僅對於以下這些選項有效。

google 日曆-13

如果要日曆中的事項可以簡訊通知,請繼續看下去!

※設定待辦事項簡訊通知功能

1.先新增代辦事項,點選Google日曆左上角【建立活動】。

google 日曆-9

2.再來設定事項的詳細內容,如圖操作。

google 日曆-10

3.將剛剛頁面往下拉,設定你的通知方式是『SMS』,而提是時間請自行設定,完成後點選最下方的【儲存】。

google 日曆-11

4.這樣就完成設定嚕!接著你在你的Google頁面中,你設定的通知事項會顯示如下。

google 日曆-12

※問題解疑

1.何謂SMS?

SMS翻成中文就是大家平常熟悉的『簡訊』二字,SMS的全名是『Short Message Service』。簡訊的發送除了手機與手機之間的傳輸,當然也可以使用電腦網路對手機的傳輸,就像上述教學一樣。

2.這項服務所發送的簡訊費用是誰要給付?

Google在簡訊提醒功能服務中,香港是可以支援的,至於收費與乎則視乎閣下的手機網絡商及服務條款而定。

雖然寄件者顯示是『Google』,但因小妹的手機服務於手機網絡內可以免費寄出無限個短訊,
因此要不要收費,仍是未知!
如果說真的是需要付費的,一般寄SMS短訊的費用又不太貴,如果利用短訊可以令你生活上不會忘東忘西,順順利利,花點寄SMS短訊的小錢,應該也值得吧!

引用利用Google Calendar寄簡訊通知你的行程事項(SMS)

如何把Google Calendar嵌入在網頁上

把Google Calendar嵌入在網頁上,方法非常簡單:
首先進入Google Calendar主頁後,在頁面右上角按[設定];
接著在日曆設定中,選擇[日曆],並在該頁選擇要嵌入在網頁的日曆;

接著,在[日曆詳細資料]頁,找出[嵌入此日曆]內的程式碼。
最後,將此程式碼貼至您的網頁,即可將此日曆嵌入您的網站中。
若要嵌入多個日曆,請按一下 [自訂] 連結,再根據需要自訂有關選項。

例子: